fbpx

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Administratorem danych osobowych jest Kujawsko-Pomorski Fundusz Pożyczkowy sp. z o.o. w Toruniu, ul. Sienkiewicza 38, 87-100 Toruń, NIP: 956-21-38-642, Regon: 871723445, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000225897;

2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym przede wszystkim z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r (dalej jako RODO).

II ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W czasie przetwarzania danych osobowych stosujemy następujące zasady:

1. Legalności – przetwarzanie danych osobowych może się odbywać wyłącznie, gdy zaistnieje co najmniej jedna z przewidzianych prawem przesłanek;

2. Celowości – aby dane mogły być przetwarzane, musi istnieć ku temu konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda/podstawa na wszystkie cele.

3. Adekwatności – przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania;

4. Merytorycznej poprawności – Administrator danych jest zobowiązany do tego, aby dane przez niego zbierane były poprawne i w razie potrzeby uaktualniane. Powinien oceniać wiarygodność źródła pozyskania danych oraz wdrożyć sposób weryfikowania prawdziwości przetwarzanych danych;

5. Czasowości – zasada ograniczenia przechowywania danych – nie przetwarzamy danych dłużej niż jest to konieczne. W praktyce dokonujemy indywidualnej, konkretnej oceny, przez jaki okres powinniśmy przetwarzać Państwa dane. Okres przechowywania jest uzależniony od wielu zmiennych.

6. Integralności i poufności danych – Państwa dane są zabezpieczone za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Dokładamy najwyższej możliwej staranności, być chronić przekazane informacje przed wszelkimi zagrożeniami.

III PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie ze wskazaną powyżej zasadą legalności, przetwarzanie danych osobowych może się odbywać wyłącznie, gdy zaistnieje co najmniej jedna z przewidzianych prawem przesłanek.

W naszej działalności przesłanką uprawniającą nas do przetwarzania Państwa danych osobowych będzie w szczególności:

• art. 6 ust. 1 punkt b RODO – a więc, przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Na podstawie tej przesłanki będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, które są niezbędne do tego, by zawrzeć umowę, a następnie, by ją prawidłowo zrealizować;

• art. 6 ust. 1 punkt c RODO – a więc, przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Wskazujemy w tym miejscu, że nasza działalność, realizacja programów, udzielanie wsparcia jest ściśle regulowane przepisami prawa (prawa wspólnotowego oraz polskiego prawa krajowego);

• art. 6 ust. 1 punkt f RODO – czyli, przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Na mocy tej przesłanki będziemy przetwarzać przede wszystkim dane osób, które wprost nie są stronami umowy (małżonkowie, poręczyciele, osoby udzielające zabezpieczenia), ale których udział jest wskazany (a często konieczny), by móc zawrzeć i prawidłowo wykonać umowę. Na mocy tej przesłanki będziemy też m.in. wyrywać nieprawidłowości, czy też dochodzić roszczeń;

• art. 6 ust. 1 punkt a RODO – w takim przypadku, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody. W praktyce naszej działalności, będziemy ubiegać się o Państwa zgodę wyłącznie w celu dostarczania informacji handlowych i/lub marketingowych.

IV ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

Przetwarzamy m.in. następujące kategorie danych osobowych:

1. Dane osobowe wnioskodawców

a) dane te przetwarzamy, ażeby móc zawrzeć umowę oraz prawidłowo ją wykonać. Dane te zbieramy również w związku z ciążącym na nas obowiązkiem prawnym (jesteśmy zobowiązani do tego, by udzielać wsparcia, dysponować środkami w sposób zgodny z przepisami). W praktyce, dane te będą wykorzystane w celu rozpatrzenia wniosku oraz przeprowadzenia czynności związanych z zawarciem i realizacją umowy (w tym analiza, ocena ryzyka, inne wymagane prawem lub zasadami dobrej praktyki czynności, czynności związane z zabezpieczeniem spłaty zobowiązań, czynności dotyczące udzielenia wsparcia, w tym uruchomienia środków);

b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• informacje o stosunkach majątkowych
• informacje o stanie majątkowym
• informacje o zobowiązaniach
• informacje o toczących się postępowaniach egzekucyjnych
• informacje o udzielonych poręczeniach
• informacje o rachunkach bankowych
• informacje o karalności

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić zawarcie i prawidłową realizację umowy. Podanie danych nieprawdziwych może pociągać za sobą również inne konsekwencje (w tym na gruncie prawa karnego).
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej oraz przepisów regulujących określone wsparcie).

2. Dane osobowe poręczycieli/małżonków

a) dane te przetwarzamy w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów. Tym prawnie uzasadnionym interesem jest potrzeba należytego zabezpieczenia wykonania umowy, wzmocnienie wiarygodności wnioskodawcy;
b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• informacje o stosunkach majątkowych
• informacje o stanie majątkowym
• informacje o zobowiązaniach
• informacje o toczących się postępowaniach egzekucyjnych
• informacje o udzielonych poręczeniach
• informacje o rachunkach bankowych
• informacje o karalności

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić zawarcie i prawidłową realizację umowy. Podanie danych nieprawdziwych może pociągać za sobą również inne konsekwencje (w tym na gruncie prawa karnego).
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres, w którym skorzystanie z zabezpieczenia może okazać się konieczne. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej oraz przepisów regulujących określone wsparcie).

3. Dane osób udzielających zabezpieczenia

a) dane te przetwarzamy w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów. Tym prawnie uzasadnionym interesem jest potrzeba dodatkowego zabezpieczenia wykonania umowy, wzmocnienie wiarygodności wnioskodawcy;
b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• inne informacje – stosownie do udzielonego zabezpieczenia (np. w przypadku udzielenia zabezpieczenia w postaci hipoteki, będą to wszystkie te informacje, które są niezbędne do do jej ustanowienia oraz ujawnienia w księgach wieczystych. Analogicznie: w przypadku zastawu, weksla i innych form zabezpieczenia)

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić zawarcie i prawidłową realizację umowy. Podanie danych nieprawdziwych może pociągać za sobą również inne konsekwencje (w tym na gruncie prawa karnego).

d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres, w którym skorzystanie z zabezpieczenia może okazać się konieczne. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej oraz przepisów regulujących określone wsparcie).

4. Dane osobowe najemców – najem lokali oraz usługi pokrewne (sale konferencyjne/szkoleniowe)

a) dane te przetwarzamy, ażeby móc zawrzeć umowę oraz prawidłowo ją wykonać (w tym również, by świadczyć usługi pokrewne, towarzyszące). Dane te zbieramy również w związku z ciążącym na nas obowiązkiem prawnym (jesteśmy zobowiązani do tego, by zawierać umowy najmu według kryteriów i zasad określonych w odrębnych przepisach);

b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• dane o statusie przedsiębiorstwa (jego historii, planowanych działaniach, otrzymanej pomocy, zaległościach względem organów podatkowych i rentowych)

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić zawarcie i prawidłową realizację umowy. Podanie danych nieprawdziwych może pociągać za sobą również inne konsekwencje (w tym na gruncie prawa karnego);
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej oraz przepisów regulujących określone wsparcie).

5. Dane odbiorców wsparcia marketingowego, szkoleniowego, doradczego

a) dane te przetwarzamy w celu udzielenia szeroko rozumianego wsparcia, w szczególności w obszarze marketingu, szkoleń, doradztwa;
b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:
• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić udzielenie wsparcia;
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do udzielenia określonego wsparcia. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej oraz przepisów regulujących określone wsparcie).

6. Dane osób korzystających z formularzy kontaktowych na stronie www

a) dane te przetwarzamy, by móc udzielić Państwu odpowiedzi na pytania sformułowane dostępnymi kanałami (formularze kontaktowe)
b) dane te obejmują:
• imię i nazwisko,
• adres poczty elektronicznej,
• nr telefonu,
• adres IP
c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) może uniemożliwić nam kontakt i udzielenie Państwu oczekiwanych odpowiedzi;
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do realizacji celu – udzielenia odpowiedzi. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy cel ten zostanie zrealizowany.

7. Dane osobowe odbiorców informacji handlowych

a) dane te przetwarzamy w celu dostarczenia na podany adres elektroniczny informacji handlowych (informacji o produktach, o ofertach, cenach)
b) dane te obejmować będą:

• imię i nazwisko
• adres e-mail

c) podanie danych osobowych jest zawsze dobrowolne. Odmowa podania danych pozostaje bez wpływu na zawarcie i realizację umowy. Wyrażona zgoda może zostać w każdym czasie cofnięta.
d) Dane osobowe przetwarzane na podstawie Państwa zgody wykorzystujemy przez czas określony w zgodzie, a w każdym przypadku do czasu jej odwołania. Z chwilą wycofania zgody, ustaje podstawa do ich dalszego wykorzystania.

8. Dane osobowe odbiorców informacji marketingowych

a) dane te przetwarzamy w celu dostarczenia na podany adres elektroniczny informacji marketingowych – a więc wszelkiego rodzaju komunikatów wzmacniających nasz wizerunek, promujących markę. Przez informacje marketingowe należy więc rozumieć wszelkiego rodzaju formy promocji, informacje o akcje propagujących, zachęty do udziału w konkursach i innych aktywnościach.
b) dane te obejmować będą:

• imię i nazwisko
• adres e-mail

c) podanie danych osobowych jest zawsze dobrowolne. Odmowa podania danych pozostaje bez wpływu na zawarcie i realizację umowy. Wyrażona zgoda może zostać w każdym czasie cofnięta;
d) Dane osobowe przetwarzane na podstawie Państwa zgody wykorzystujemy przez czas określony w zgodzie, a w każdym przypadku do czasu jej odwołania. Z chwilą wycofania zgody, ustaje podstawa do ich dalszego wykorzystania.

9. Dane osób znajdujących się w obszarze działania monitoringu wizyjnego:

a) dane te przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia;
b) dane te obejmować będą wizerunek osób wchodzących do budynków przy ul. Sienkiewicza 38 w Toruniu i przy ul. Bechiego 2 we Włocławku oraz osób wchodzących i przebywających na korytarzach w budynkach przy ul. Przedzamcze 8 w Toruniu, przy ul. Gimnazjalnej 2a w Bydgoszczy i przy ul. Toruńskiej 30 we Włocławku;
c) dostęp do danych z monitoringu jest ściśle limitowany. Dane udostępniane są w wyjątkowych sytuacjach na żądanie uprawnionego podmiotu. Monitoring funkcjonuje przy poszanowaniu zasady adekwatności (monitorowany jest ściśle określony obszar) oraz czasowości (dane nie są przechowywane dłużej aniżeli jest to niezbędne);
d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do realizacji celu – jeśli w przyjętym przez Administratora okresie nie odnotowano sytuacji zagrażających bezpieczeństwu osób lub mienia, dane są systematycznie usuwane.

10. Dane osobowe naszego personelu

a) dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji praw i obowiązków pracodawcy i pracownika. Podstawą przetwarzania tych danych będą właściwe przepisy prawa (przede wszystkim Kodeksu pracy);
b) pobieramy wyłącznie te informacje, które są niezbędne dla realizacji zatrudnienia. Najczęściej będą to:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym
• informacje wynikające ze świadectw pracy
• inne – stosownie do okoliczności zatrudnienia

c) wynikającemu z ustawy uprawnieniu pracodawcy do pozyskiwania danych osobowych odpowiada prawny obowiązek pracownika do ich udostępnienia. Jako pracodawcy nie nadużywamy swoich uprawnień, kierujemy się zasadą minimalizacji danych;
d) Okres przez który jesteśmy zobowiązani przetwarzać dane osobowe pracowników wynika wprost z przepisów prawa. W odniesieniu do najważniejszych danych, najczęściej będzie to 50 lat.

11. Dane przetwarzane na potrzeby rekrutacji personelu

a) dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia prawidłowego procesu rekrutacji, oceny predyspozycji i zdolności do świadczenia pracy danego rodzaju;
b) pobieramy wyłącznie te informacje, które są niezbędne dla przeprowadzenia rekrutacji. Najczęściej będą to:

• dane identyfikacyjne
• dane kontaktowe
• informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym
• informacje o posiadanych kwalifikacjach, umiejętnościach
• inne – stosownie do okoliczności zatrudnienia

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne;
d) zasadą jest, że dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na potrzeby danej rekrutacji. Po jej zakończeniu, dane osób, które nie zostały zatrudnione zostają usunięte (chyba, że co innego wynika z przepisów prawa lub zgody osoby, której dane dotyczą).

12. Dane osobowe naszych kontrahentów (dostawców usług i towarów):

a) dane te zbieramy w celu zawarcia umowy oraz jej prawidłowej realizacji. Dane te pozyskiwać możemy również zgodnie z procedurą zamówień publicznych;

b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:
dane identyfikacyjne (w tym dane o działalności gospodarczej)
dane kontaktowe

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) uniemożliwi zawarcie i realizację umowy;

d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej).

13. Informujemy, że w toku realizacji naszych zadań przetwarzamy również dane powierzone nam przez inne podmioty.

a) Przetwarzanie powierzonych danych odbywa się zawsze według następujących reguł:
• powierzenie nam danych do przetwarzania było niezbędne i celowe
• powierzono do przetwarzania tylko te dane osobowe, które były konieczne
• powierzenie odbywa się na podstawie umowy, która ściśle określa uprawniani stron, ich obowiązki oraz zasady odpowiedzialności
• dane te przestajemy przetwarzać zgodnie z zasadami określonymi w danej umowie powierzenia
• fakt powierzenia nam danych, nie oznacza, że stajemy się ich administratorem (administrator pozostaje ten sam, my zaś pełnimy funkcję jedynie podmiotu przetwarzającego, czyli stajemy się tzw. procesorem)

b) Dane są nam powierzane przez następujące kategorie podmiotów:
• instytucje zarządzające realizacją określonego projektu
• menadżerowie określonego funduszu
• fundusze poręczeniowe
• inni kooperanci

V SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DANYMI

1. W praktyce, przetwarzane przez nas dane osobowe, stosownie do sytuacji, mogą posłużyć realizacji innych, prawnie usprawiedliwionych celów, takich jak np.:

• wykrywania nadużyć i zapobiegania im
• ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń
• tworzenia zestawień, analiz i statystyk
• ewaluacji, kontroli, monitoringu oraz sprawozdawczości zgodnie z zasadami realizowanego projektu
• marketingu bezpośredniego (bez marketingu drogą elektroniczną)

2. Ponadto, przetwarzane przez nas informacje mogą zostać przekazane do następujących kategorii podmiotów/organów:

• podmioty/organy upoważnione na podstawie przepisów prawa
• podmioty, którym przekazanie danych osobowych jest niezbędne dla realizacji określonej czynności (np. realizacja płatności, dostarczanie korespondencji, czynności księgowe, inne)
• podmioty, którym dane osobowe są przekazywane na podstawie Państwa wyraźnej zgody
• podmioty, które z istoty realizowanego projektu muszą wejść w posiadanie Państwa danych w celu realizacji obowiązków kontrolnych, sprawozdawczych, badawczych, statystycznych

Dane dotyczące realizacji programów operacyjnych są przekazywane również do Centralnego Systemu Teleinformatycznego. W systemie znajdują się informacje o programach, cyklu życia projektów i procesie certyfikacji. Celem działania systemu jest ułatwienie beneficjentom wymiany informacji z właściwymi instytucjami. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Centralnym Systemie Teleinformatycznym jest Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego

Wszystkie podmioty, które mogą mieć styczność z Państwa danymi osobowymi, na mocy odrębnych uregulowań, zostały zobowiązane do ich starannego zabezpieczenia, zachowania w poufności, nieudostępniania osobom nieupoważnionym.

VI UPRAWNIENIA
Posiadają Państwo prawo:

• dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania,
• usunięcia swoich danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych lub uzyskania ich kopii,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania,
• prawo do sprzeciwu (np. wobec marketingu bezpośredniego)

W tym celu prosimy o kontakt pod adresem e-mail: daneosobowe@kpfp.org.pl

Każdy Państwa wniosek zostanie rzetelnie rozpoznany przez Administratora i spotka się z odpowiedzią. Lojalnie zastrzegamy przy tym, iż opisane powyżej uprawnienia nie mają charakteru absolutnego (w praktyce więc może się zdarzyć, że pomimo Państwa żądania, nie będziemy mogli np. usunąć danych, ponieważ, zgodnie z literą prawa, ich przetwarzanie będzie nadal konieczne z uwagi na fakt realizacji umowy).

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w szczególności gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

VII INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych Osobowych:
adres e-mail: daneosobowe@kpfp.org.pl